Decyzja o outsourcingu utrzymania czystości w przestrzeni biurowej to decyzja operacyjna, nie administracyjna. Dobrze przeprowadzona eliminuje koszty ukryte, redukuje ryzyko kadrowe i uwalnia zasoby zarządcze od zadań niegenerujących wartości. Źle przeprowadzona – generuje rotację dostawców, niekontrolowane incydenty i utratę zaufania pracowników do środowiska pracy.
CleanMaster 3City obsługuje biura w całej Gdyni – od Śródmieścia, przez Redłowo, po Orłowo – w modelu abonamentowym z pełną transparentnością operacyjną. Poniżej opisujemy, jak wygląda każdy etap tej współpracy.
Etap 1 – Audyt obiektu i wycena w ciągu 24 godzin
Każda współpraca zaczyna się od audytu przestrzeni biurowej, który przeprowadzamy bezpłatnie w ciągu 24 godzin od pierwszego kontaktu. Nasz opiekun obiektu przyjeżdża na miejsce, aby ocenić:
- metraż i układ stref (open space, gabinety, sale konferencyjne, zaplecze kuchenne, sanitariaty),
- rodzaj i stan powierzchni podłogowych (wykładziny, panele, posadzki epoksydowe, kamień),
- specyfikę stref wrażliwych – serwerowni, archiwów, laboratoriów,
- częstotliwość i godziny pracy biura oraz preferowane okna serwisowe.
Na podstawie audytu przygotowujemy wycenę ryczałtową. Rezygnujemy ze skomplikowanych rozliczeń roboczogodzinowych – klient otrzymuje jedną, stałą kwotę miesięczną bez ukrytych pozycji.
Etap 2 – Dobór dedykowanego opiekuna obiektu
Po akceptacji oferty przypisujemy do biura stałego opiekuna obiektu – osobę, która koordynuje cały proces od strony operacyjnej i jest jedynym punktem kontaktu dla managera po stronie klienta. Opiekun odpowiada za:
- skompletowanie i weryfikację zespołu sprzątającego (tożsamość, legalność zatrudnienia, szkolenia BHP),
- opracowanie harmonogramu serwisów dostosowanego do rytmu pracy biura,
- eskalację wszelkich nieprawidłowości i zarządzanie zastępstwami.
Ten model eliminuje sytuację, w której manager biura musi samodzielnie koordynować kilku pracowników zewnętrznych. Jeden kontakt, pełna odpowiedzialność.
Etap 3 – Podpisanie umowy i przekazanie kart dostępu
Umowa abonamentowa określa precyzyjny zakres prac, harmonogram, procedury dostępu do obiektu oraz warunki polisy OC. Każde zlecenie realizowane przez CleanMaster 3City jest objęte pełną polisą odpowiedzialności cywilnej wykonawcy na kwotę 1 200 000 PLN, obejmującą szkody w mieniu klienta, uszkodzenia infrastruktury IT oraz odpowiedzialność wobec osób trzecich. Karty dostępu lub kody wejściowe są przechowywane wyłącznie przez opiekuna obiektu, a każde wejście do przestrzeni biurowej jest rejestrowane.
Etap 4 – Wdrożenie i pierwszy serwis
Pierwszy serwis traktujemy jako wdrożenie operacyjne, nie rutynowe sprzątanie. Opiekun obiektu jest obecny na miejscu, weryfikuje wykonanie wszystkich pozycji z protokołu i zbiera feedback od klienta. Po zakończeniu prac klient otrzymuje raport fotograficzny dokumentujący stan przestrzeni po serwisie. Od drugiego serwisu system działa autonomicznie – bez konieczności obecności ani nadzoru ze strony managera biura.
Technologia w służbie kontroli: raportowanie foto i wideo online
Jednym z najczęstszych problemów w outsourcingu FM jest brak weryfikowalności wykonanej pracy. Klient płaci abonament, ale nie wie, czy serwis został wykonany zgodnie ze standardem – szczególnie gdy biuro jest sprzątane w nocy lub w weekend. CleanMaster 3City rozwiązuje ten problem systemowo. Po każdym serwisie klient otrzymuje:
- Raport fotograficzny – dokumentacja kluczowych stref biura (kuchnia, sanitariaty, strefy wspólne, sala konferencyjna) wykonana bezpośrednio po zakończeniu prac.
- Dostęp do monitoringu wideo online – możliwość zdalnej weryfikacji przebiegu prac w czasie rzeczywistym lub z nagrania, bez konieczności fizycznej obecności w biurze.
To rozwiązanie eliminuje potrzebę osobistego nadzoru i daje managerom biura pełną kontrolę operacyjną bez angażowania ich czasu. W modelu RevOps to bezpośrednia redukcja kosztu nadzoru i ryzyka operacyjnego.
Abonamenty biurowe CleanMaster 3City – cennik 2026
Poniższa tabela przedstawia orientacyjne stawki abonamentów miesięcznych dla biur w Gdyni i całym Trójmieście. Ceny obejmują wszystkie serwisy w danym miesiącu, dojazd, sprzęt i środki czyszczące.
| Metraż biura | Częstotliwość serwisów | Cena netto / miesiąc |
|---|---|---|
| Do 100 m² | 2–3 razy w tygodniu | od 650 zł |
| Do 200 m² | 3–5 razy w tygodniu | od 1 100 zł |
| Do 500 m² | Codziennie (5 dni) | od 2 200 zł |
| Powyżej 500 m² | Wycena indywidualna | Kontakt z opiekunem |
Obsługa w godzinach nocnych i w weekendy realizowana jest bez dopłat w ramach standardowego abonamentu.
FAQ - Pytania managerów biur
Czy realizujecie serwisy w godzinach nocnych i w weekendy bez dodatkowych kosztów?
Tak. Obsługujemy biura w systemie dwuzmianowym – zarówno w ciągu dnia, jak i w nocy oraz w weekendy. Praca poza standardowymi godzinami biurowymi nie generuje żadnych dopłat w ramach podpisanego abonamentu. Harmonogram serwisów jest ustalany na etapie audytu i dostosowany do rytmu pracy klienta.
Jak wygląda procedura w przypadku nagłej absencji pracownika sprzątającego?
Zapewnienie ciągłości serwisu leży po stronie CleanMaster 3City, nie klienta. W przypadku nieplanowanej absencji opiekun obiektu jest zobowiązany do zapewnienia zastępstwa przed rozpoczęciem okna serwisowego. Klient nie jest informowany o rotacjach kadrowych – otrzymuje jedynie potwierdzenie wykonania serwisu i raport fotograficzny.
Jak chronicie sprzęt IT, serwery i strefy o ograniczonym dostępie?
Strefy wrażliwe (serwerownie, archiwa, laboratoria) są objęte osobnym protokołem dostępu, uzgodnionym z klientem na etapie audytu. Pracownicy wchodzący do tych stref przechodzą dodatkową weryfikację i są imiennie wskazani w umowie. Sprzęt IT nie jest przemieszczany ani dotykany bez wyraźnej instrukcji klienta. Wszelkie szkody w tym obszarze są objęte polisą OC na kwotę 1 200 000 PLN.
Czy możliwe jest rozszerzenie zakresu usług w trakcie trwania umowy?
Tak. Umowa abonamentowa może być w każdej chwili aneksowana o dodatkowe usługi – mycie okien i fasad, czyszczenie wykładzin, dezynfekcję przestrzeni po incydentach sanitarnych, sprzątanie po remoncie czy obsługę zdarzeń jednorazowych (konferencje, eventy). Każde rozszerzenie jest wyceniane indywidualnie i dołączane do istniejącej umowy bez konieczności jej renegocjacji.
Jeśli zarządzasz przestrzenią biurową w Gdyni i szukasz partnera FM, który dostarcza weryfikowalną jakość, eliminuje ryzyko kadrowe i działa bez nadzoru z Twojej strony – zamów bezpłatny audyt obiektu. Wycena w 24h.